Guida completa alla fattura elettronica: cos’è, come inviarla e quando è obbligatoria
Nel contesto fiscale italiano, la fattura elettronica rappresenta una significativa evoluzione rispetto alla tradizionale fattura cartacea. Questo documento in formato .xml non solo semplifica il processo di emissione e gestione delle fatture, ma accelera anche il processo di pagamento e riduce gli errori umani. In questo articolo esploreremo che cos’è la fattura elettronica, come si emette e in quali casi è obbligatoria.
Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un documento digitale che certifica una transazione commerciale, sostituendo la tradizionale fattura cartacea. Il file, in formato .xml, viene creato tramite un software e inviato direttamente all’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Questo sistema si occupa di inoltrare la fattura al destinatario e garantire che rispetti i requisiti normativi.
Come attivare il servizio di fatturazione elettronica
Per iniziare a emettere fatture elettroniche, è necessario abilitare il servizio sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Accedendo all’area privata del sito tramite SPID o carta d’identità elettronica, è possibile attivare la funzione di creazione e invio delle fatture elettroniche. È anche possibile avvalersi del servizio gratuito di conservazione offerto dall’agenzia per mantenere i documenti per un periodo di 10 anni, evitando così la gestione manuale.
Procedura di emissione e invio della fattura
Raccolta delle informazioni
Prima di emettere una fattura elettronica, è fondamentale raccogliere tutte le informazioni necessarie, tra cui i dati del cliente e il codice SDI. Se il cliente è un soggetto privato residente in Italia, il codice sarà composto da 7 zeri. Per clienti residenti all’estero, il codice è composto da 7 X. Se il destinatario è una pubblica amministrazione, è richiesto il codice univoco ufficio (CUU).
Creazione e invio
Una volta raccolti tutti i dati, è possibile creare la fattura utilizzando uno dei seguenti metodi:
- Portale dell’Agenzia delle Entrate: Consente di caricare il file .xml direttamente.
- App Fatturae: Un’applicazione ufficiale dell’Agenzia delle Entrate.
- PEC: Inviare il file .xml come allegato a un messaggio di PEC all’indirizzo dedicato.
- Software di Terze Parti: Utilizzare software specifici per la gestione delle fatture elettroniche.
Obbligatorietà ed eccezioni
La fattura elettronica è obbligatoria per tutte le transazioni commerciali, sia per le aziende in regime ordinario che per quelle in regime forfettario. Tuttavia, esiste un’eccezione per i professionisti sanitari, i quali devono continuare a utilizzare il sistema tessera sanitaria per le prestazioni verso i privati.
Gestione delle fatture: controlli e conservazione
Fasi della gestione
La gestione della fattura elettronica segue cinque fasi principali:
- Predisposizione: Creazione del file .xml.
- Invio: Trasmissione del file al Sistema di Interscambio.
- Controllo: Verifica della correttezza della fattura in termini di autenticità, leggibilità e integrità.
- Consegna: Inoltro della fattura al destinatario.
- Conservazione: Archiviazione per eventuali controlli futuri.
Errori e correzioni
In caso di errori, è necessario emettere una nota di credito per annullare la fattura errata. La nota di credito, anch’essa elettronica, deve essere inviata al SDI e, una volta approvata, è possibile emettere una nuova fattura corretta.
Sanzioni per ritardi e rimedio
Tempi e sanzioni
La fattura elettronica deve essere inviata entro 12 giorni dalla sua emissione. Il mancato rispetto di questo termine comporta sanzioni che variano a seconda dell’impatto sulla dichiarazione IVA. Le multe possono oscillare tra il 90% e il 180% del valore della fattura, con un minimo di 500€, se il ritardo influisce sulla dichiarazione IVA. Per i ritardi non influenti sulla dichiarazione IVA, le sanzioni vanno da 250€ a 2000€.
Ravvedimento operoso
Se il ritardo viene corretto tramite ravvedimento operoso, è possibile ridurre l’importo della multa. Il ravvedimento consente di pagare una sanzione ridotta se il pagamento viene effettuato entro determinati termini, che variano da 1/10 a 1/6 dell’importo totale della sanzione.
Ecco la tabella relativa alle sanzioni per il ravvedimento operoso in caso di ritardi nell’invio delle fatture elettroniche:
| Quando paghi | Quota della sanzione da pagare |
|---|---|
| Entro 30 giorni | 1/10 della sanzione intera |
| Entro 90 giorni | 1/9 della sanzione intera |
| Entro il termine per la presentazione dell’IVA annuale | 1/8 della sanzione intera |
| Entro il termine per la presentazione dell’IVA dell’anno successivo | 1/7 della sanzione intera |
| Oltre il termine per la presentazione dell’IVA dell’anno successivo | 1/6 della sanzione intera |
| Dopo che ti viene contestato il ritardo | 1/5 della sanzione intera |
Ad esempio, se la multa totale prevista è di 250€, pagando entro 30 giorni, dovrai versare solo 25€, ovvero 1/10 della multa totale.
Conclusioni
La fattura elettronica rappresenta una modernizzazione significativa nella gestione delle transazioni commerciali. Sebbene richieda un adattamento iniziale, le sue potenzialità in termini di efficienza e precisione sono innegabili. Utilizzare il sistema in modo corretto e puntuale aiuta a evitare sanzioni e a mantenere una gestione fiscale ordinata. Per rimanere aggiornato, visita la nostra sezione dedicata alle news: clicca qui.