Buoni pasto in smart working: quando sono dovuti e cosa dice la legge

I buoni pasto rappresentano un’importante forma di benefit aziendale per i dipendenti, ma come vengono gestiti nel caso del lavoro agile? La diffusione dello smart working ha portato nuove domande sulla loro erogazione, sulla normativa di riferimento e sui diritti dei lavoratori. In questa guida analizzeremo tutti gli aspetti legati ai buoni pasto in smart working, inclusi i requisiti, i vantaggi fiscali e il trattamento normativo.

Buoni pasto in smart working: cosa sono e a chi spettano

I buoni pasto sono un servizio sostitutivo di mensa che i datori di lavoro possono offrire ai dipendenti come benefit per coprire le spese dei pasti durante l’orario lavorativo. Possono essere erogati in formato cartaceo o elettronico e sono soggetti a regole specifiche definite dai contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) o dai regolamenti aziendali.

Tuttavia, in smart working, l’accesso ai buoni pasto non è garantito in automatico. Spettano ai lavoratori solo se l’azienda ha previsto questo benefit nel contratto o se svolgono attività paragonabili a quelle di chi lavora in presenza.

La normativa sui buoni pasto e il lavoro agile

Ad oggi, non esiste una legge specifica che regoli l’erogazione dei buoni pasto per i lavoratori in smart working. Il trattamento economico e normativo dei dipendenti in lavoro agile deve essere equivalente a quello dei colleghi che svolgono le stesse mansioni in sede.

Secondo la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 96/2018, i buoni pasto non sono obbligatori, ma se previsti, devono essere erogati nel rispetto delle regole aziendali. Le decisioni in merito spesso dipendono dai CCNL o dagli accordi individuali.

Quando i buoni pasto sono dovuti in smart working

I buoni pasto sono dovuti se:

• L’azienda li fornisce ai dipendenti in presenza per le stesse mansioni.
• L’orario di lavoro comprende una pausa pranzo regolamentata.
• Il regolamento aziendale prevede l’erogazione anche ai lavoratori da remoto.

Al contrario, i buoni non sono obbligatori in assenza di una pausa pranzo formale o se il contratto non contempla questa forma di benefit.

Smart working e buoni pasto: cosa dice la giurisprudenza

La giurisprudenza italiana si è espressa più volte sull’argomento, sottolineando che l’equità di trattamento tra dipendenti in presenza e da remoto è un principio chiave. Recenti sentenze hanno ribadito che i buoni pasto non sono un diritto acquisito ma un benefit condizionato alle politiche aziendali.

Differenze tra buoni pasto e indennità sostitutiva di mensa

I buoni pasto e l’indennità sostitutiva di mensa rappresentano due modalità diverse per supportare economicamente i dipendenti nella gestione dei pasti durante l’orario di lavoro, ma si distinguono per natura, utilizzo e trattamento fiscale.

• Buoni pasto: Sono titoli di pagamento, cartacei o elettronici, destinati all’acquisto di cibi e bevande presso esercizi convenzionati (come supermercati, bar o ristoranti). Sono utilizzabili esclusivamente per finalità alimentari e sono regolamentati dalla normativa fiscale italiana, che definisce limiti di esenzione e deducibilità.
• Indennità sostitutiva di mensa: Si tratta di un contributo in denaro erogato dal datore di lavoro quando non è possibile offrire una mensa aziendale o buoni pasto. A differenza di questi ultimi, l’indennità sostitutiva non è vincolata all’acquisto di beni alimentari e viene tassata come reddito da lavoro dipendente.

La scelta tra buoni pasto e indennità sostitutiva dipende principalmente dalle politiche aziendali, dal CCNL applicato e dalla convenienza fiscale per l’azienda.

Vantaggi fiscali e deducibilità dei buoni pasto

I buoni pasto offrono numerosi vantaggi fiscali sia per i lavoratori che per i datori di lavoro, grazie a un trattamento agevolato che li rende particolarmente convenienti:

• Per i datori di lavoro: I buoni pasto sono deducibili al 100% dal reddito imponibile fino a specifici limiti giornalieri. Per i buoni elettronici, il tetto di deducibilità è fissato a 8 euro per ogni giorno lavorativo, mentre per i buoni cartacei è di 4 euro. Inoltre, l’IVA sui buoni pasto è detraibile, a condizione che siano rispettate le normative vigenti.
• Per i dipendenti: I buoni pasto non concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente entro i limiti di esenzione previsti (4 o 8 euro al giorno). Questo li rende un benefit particolarmente vantaggioso, in quanto incrementano il potere d’acquisto senza incidere sull’imposizione fiscale personale.

Grazie a queste agevolazioni, i buoni pasto sono uno dei benefit più apprezzati e diffusi in Italia.

Utilizzo dei buoni pasto in smart working

Uno degli aspetti più dibattuti riguarda l’erogazione dei buoni pasto ai dipendenti che lavorano in smart working. Sebbene la normativa non imponga un obbligo specifico, molte aziende scelgono di continuare a offrirli per garantire un trattamento paritario tra chi lavora da remoto e chi opera in sede. Tuttavia, l’assenza di una mensa fisica o di una pausa pranzo regolamentata potrebbe limitare l’applicabilità di questi benefit, lasciando spazio a possibili contenziosi tra dipendenti e aziende.

In ogni caso, per usufruire delle agevolazioni fiscali, è essenziale che i buoni pasto vengano erogati nel rispetto delle norme definite dall’Agenzia delle Entrate e dei contratti collettivi applicabili.