La gestione delle ferie maturate rappresenta un aspetto cruciale delle attività amministrative aziendali. È essenziale garantire un calcolo accurato di tali ferie al fine di assicurare il corretto svolgimento delle pratiche lavorative. Per facilitare questo processo, forniamo qui di seguito un breve vademecum che illustra il funzionamento delle ferie maturate e offre suggerimenti pratici per una gestione più efficiente.
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Maturazione delle ferie: come funziona?
In conformità con la normativa vigente, i dipendenti maturano un certo numero di giorni di ferie ogni mese, calcolato come 1/12 del totale annuo previsto per legge o dal Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro (CCNL) applicabile al proprio settore. Questa maturazione avviene mensilmente, partendo dal primo giorno di lavoro in azienda, indipendentemente dal tipo di contratto o dal periodo di prova. L’obiettivo è raggiungere almeno 15 giorni di lavoro al mese per maturare le ferie.
Tuttavia, è importante considerare alcuni periodi in cui i dipendenti potrebbero essere assenti dall’azienda. Questi includono:
- Periodi di maternità obbligatoria
- Congedi parentali
- Congedi matrimoniali
- Assenze per infortunio sul lavoro o malattia
- Permesso retribuito
- Assenze per servizio presso un seggio elettorale
Tutte queste situazioni contribuiscono alla maturazione delle ferie e devono essere considerate nel calcolo. D’altra parte, alcune assenze non contribuiscono alla maturazione delle ferie, come quelle per attività sindacali, per malattia dei figli e i permessi non retribuiti.
Calcolo delle ferie maturate
Il CCNL costituisce il riferimento principale per determinare il numero esatto di giorni di ferie maturati mensilmente da ciascun dipendente. Nel caso in cui il settore di appartenenza dell’azienda non sia coperto da un CCNL, è necessario fare riferimento al Decreto Legislativo 66/03. In quest’ultimo caso, è possibile calcolare il numero di giorni di ferie maturati dividendo il totale annuale previsto dalla legge per il numero di mesi. Ad esempio: 26 (giorni di ferie maturati annualmente) / 12 (mesi) = 2,16 (giorni di ferie maturati al mese).
È importante considerare la tipologia contrattuale del dipendente per determinare correttamente le ferie maturate. Nel caso di contratti part-time, le ferie vengono calcolate sulla base dei giorni/anno come per i contratti full-time. Tuttavia, nel caso di contratti part-time verticali, il calcolo presenta alcune differenze. Ecco due opzioni per effettuare questo calcolo:
- Calcolo in base ai mesi lavorati: Si parte dal numero di giorni di ferie maturati da un dipendente a tempo pieno, si divide per 12 mesi e si moltiplica per il numero di mesi lavorati part-time. Ad esempio: 26/12 * 10 mesi = 22 giorni di ferie maturate all’anno (1,83 giorni al mese).
- Calcolo in base ai giorni lavorati: Si dividono i giorni effettivamente lavorati per settimana per i giorni previsti da un contratto full-time, quindi si moltiplica per il numero di giorni di ferie maturate annualmente da un dipendente a tempo pieno. Ad esempio, se si lavora 3 giorni/settimana su 6 giorni previsti per un tempo pieno e ci sono 26 giorni di ferie all’anno: 3/6 * 26 = 13 giorni di ferie maturate all’anno (1,08 giorni al mese).
È fondamentale tenere conto della tipologia contrattuale del dipendente per evitare errori nel calcolo delle ferie maturate e garantire una preparazione accurata delle buste paga.
Le ferie residue
Nel processo di calcolo delle ferie da includere nella busta paga, è essenziale considerare anche le eventuali ferie residue dall’anno precedente. È una pratica standard che richiede un’attenzione particolare da parte del dipartimento delle risorse umane. Ecco un’analisi dettagliata delle voci relative alle ferie da inserire nella busta paga:
- Ferie anno precedente (AP): Queste sono le ferie accumulate nell’anno precedente ma non ancora utilizzate. Talvolta vengono riportate come “Residuo AP” nei cedolini.
- Ferie anno corrente (AC): Si riferiscono alle ferie accumulate nell’anno in corso.
- Ferie godute: Questa voce indica il numero di ferie effettivamente utilizzate nel mese a cui si riferisce la busta paga.
- Ferie residue: Rappresenta il totale delle ferie ancora disponibili per il dipendente.
Queste voci possono essere espresse in giorni o ore di ferie, indicando rispettivamente con “G” oppure “O”. Generalmente, nelle buste paga si utilizzano le ore di ferie per semplificare il calcolo, specialmente quando si tratta di dipendenti con diversi orari lavorativi, come nel caso dei dipendenti full-time e part-time.
In sintesi, il calcolo delle ferie residue consiste nella somma delle ferie non utilizzate dell’anno precedente e di quelle accumulate nell’anno corrente, da cui vengono sottratte le ferie utilizzate nel mese in questione. È possibile che questo calcolo produca un “saldo negativo“, indicando che il dipendente ha utilizzato più ore/giorni di ferie di quanto ne abbia maturati. In tal caso, il saldo negativo verrà compensato dalle ferie accumulate nel mese successivo.
Busta paga: dove trovare le informazioni sulle ferie maturate
Solitamente, i dettagli relativi alle ferie sono collocati nella parte inferiore del cedolino, spesso nell’ultima riga accanto alla sezione che indica l’importo netto da pagare al dipendente. Tuttavia, in alcuni casi, queste informazioni possono essere posizionate nella parte superiore, subito sotto i dati personali del lavoratore e del contratto.
Le informazioni sulle ferie sono presentate attraverso quattro valori:
- Ferie residue al 31 dicembre dell’anno precedente
- Ferie maturate nell’anno corrente
- Ferie godute nell’anno corrente
- Residuo alla fine del mese di competenza della busta paga
Supponiamo di avere un cedolino relativo a giugno 2023. All’interno di esso, troveremo:
| Casella | Valore (in ore) | Calcolo |
| Ferie residue al 31 dicembre 2022 | +50,20 | |
| Ferie maturate da gennaio a giugno 2023 | +20,30 | |
| Ferie godute da gennaio a giugno 2023 | -30,10 | |
| Ferie residue al 30 giugno 2023 | +40,40 | +50,20 +20,30 -30,10 = +40,40 |
È importante notare che mentre le ferie residue al 31 dicembre dell’anno precedente e quelle residue al 30 giugno 2023 possono avere un valore negativo se il dipendente ha utilizzato più ferie di quanto ne abbia accumulate, gli altri due valori devono necessariamente essere:
- Positivi se si tratta di ferie maturate
- Negativi se si riferiscono a ferie godute
Entro quando devono essere consumate le ferie maturate?
Secondo l’articolo 2109 del Codice Civile, il datore di lavoro ha il potere di determinare il periodo durante il quale i dipendenti possono usufruire delle ferie retribuite, un diritto inalienabile garantito dalla Costituzione.
Ma è il datore di lavoro che decide in modo unilaterale quando i dipendenti possono prendere le ferie? In realtà, no. Anche se l’azienda ha il compito di comunicare ai dipendenti i periodi stabiliti per l’utilizzo delle ferie, basandosi sulle necessità aziendali, deve allo stesso tempo considerare gli interessi dei lavoratori. Di solito, la prassi consolidata prevede che la pianificazione delle ferie retribuite sia concordata tra i dipendenti e l’azienda.
Per quanto riguarda le quattro settimane minime di ferie previste per legge, il dipendente è tenuto a usufruire di almeno due settimane di ferie nell’anno in cui sono maturate, preferibilmente in modo consecutivo. Le ferie residue devono essere utilizzate entro 18 mesi dalla fine dell’anno in cui sono state accumulate e possono essere pianificate in modo frazionato.
Nel caso in cui siano presenti accordi sindacali che prevedono un numero maggiore di giorni di ferie rispetto a quanto stabilito dalla legge, possono essere applicate regole diverse per l’utilizzo delle ferie aggiuntive. È quindi essenziale che ogni responsabile delle Risorse Umane sia al corrente dei Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro (CCNL) pertinenti al proprio settore lavorativo.
