Le aziende che occupano una media di lavoratori subordinati tra 50 e 249 devono attenersi ai requisiti stabiliti dal Decreto Legislativo n. 24 del 2023 in materia di whistleblowing entro il 17 dicembre. In vista di questa scadenza imminente, è essenziale comprendere quali passi devono essere intrapresi per ottemperare a tali obblighi.
Per garantire la riservatezza dell’identità di chi segnala, è necessario stabilire canali di segnalazione dedicati e gestiti da personale appositamente formato. In alcuni casi, potrebbe essere opportuno coinvolgere un soggetto esterno e autonomo per gestire questi canali. Questa misura è cruciale per proteggere coloro che segnalano eventuali irregolarità o violazioni.
Inoltre, è fondamentale rispettare le normative e i principi contenuti nel GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) per quanto riguarda il trattamento dei dati personali e la documentazione associata alle segnalazioni. Questo significa che tutte le informazioni raccolte durante il processo di whistleblowing devono essere gestite in conformità con le leggi sulla privacy per garantire la protezione dei dati personali.
Infine, è importante essere consapevoli delle sanzioni previste per le aziende che non istituiscono i canali di segnalazione richiesti. Le sanzioni possono variare in base alle leggi e alle normative locali, ma possono includere multe e altre misure punitive. Pertanto, è fondamentale che le aziende si adeguino tempestivamente alla normativa per evitare conseguenze legali.
In sintesi, entro il 17 dicembre, le aziende con una media di 50-249 dipendenti devono adottare misure adeguate per implementare sistemi di whistleblowing che consentano segnalazioni anonime e protette, rispettando le normative sulla privacy e evitando sanzioni legali. Questo sistema è fondamentale per garantire la tutela dei diritti fondamentali dei lavoratori all’interno dell’azienda.
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Cos’è il whistleblowing
Whistleblowing, la normativa 2023, rappresenta un importante passo avanti nella protezione dei segnalatori di comportamenti illeciti. Con il Decreto Legislativo n. 24/2023, il legislatore italiano ha adottato i principi emanati dall’Unione Europea, come definiti nella direttiva (UE) 2019/1937. Questa direttiva introduce una serie di norme comuni con l’obiettivo di garantire un adeguato livello di protezione per i whistleblowers, sia nel settore pubblico che privato, al fine di uniformare le leggi tra gli Stati membri dell’Unione Europea.
Il whistleblowing è un concetto giuridico finalizzato a proteggere i lavoratori che segnalano attività illecite o comportamenti fraudolenti all’interno della loro organizzazione. Il Decreto Legislativo n. 24/2023 rafforza e amplia le disposizioni esistenti in questo ambito. In precedenza, in Italia, la materia era regolamentata dal Decreto Legislativo n. 165/2001 per il settore pubblico, dal Decreto Legislativo n. 231/2001 per il settore privato in relazione alla prevenzione dei crimini aziendali, e dalla Legge n. 179/2017.
Il Decreto Legislativo n. 24/2023 supera questa stratificazione normativa preesistente intervenendo in modo globale sulla disciplina dei canali di segnalazione e rafforzando le protezioni accordate ai segnalanti. Inoltre, amplia il campo delle azioni che possono essere segnalate, definendo ulteriori comportamenti potenzialmente illeciti che meritano di essere segnalati. Il decreto delinea anche le sanzioni per le violazioni e i comportamenti vendicativi nei confronti dei whistleblowers.
Nell’ambito dei canali di segnalazione che il datore di lavoro o l’ente deve mettere a disposizione dei potenziali segnalatori (whistleblowers), si sottolinea l’importanza di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e di quelle menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione stessa e della documentazione ad essa associata. Questa protezione della riservatezza può includere l’uso di strumenti di crittografia per assicurare che le informazioni rimangano confidenziali e sicure.
Segnalazioni e adempimenti previsti per le aziende del settore privato, la normativa
Il Decreto Legislativo n. 24/2023 identifica i soggetti privati tenuti ad aderire alle disposizioni basandosi su criteri come la dimensione aziendale, la presenza in settori regolamentati dal diritto europeo e l’adozione dei modelli organizzativi prescritti dal Decreto Legislativo n. 231/2001, che aiutano a prevenire reati penali.
Le categorie di soggetti privati tenuti a conformarsi includono aziende con almeno 50 dipendenti, aziende in settori specifici e aziende che adottano i modelli organizzativi previsti dal Decreto Legislativo n. 231/2001, anche se non soddisfano il requisito dei 50 dipendenti.
Queste disposizioni si applicano sia al settore privato che al settore pubblico, compresi enti pubblici, autorità amministrative indipendenti ed enti di diritto pubblico.
Le segnalazioni possono essere fatte attraverso canali interni o esterni all’organizzazione, e le istituzioni competenti devono fornire informazioni chiare sui processi di segnalazione, inclusi i canali interni, sul loro sito web. La gestione dei canali esterni è affidata all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) in casi in cui manchi un canale interno efficace o in presenza di ritorsioni o violazioni che possano minacciare l’interesse pubblico.
Il Decreto Legislativo n. 24/2023, in vigore dal 15 luglio, introduce nuove regole per il whistleblowing, suddivise in due fasi. Dal 15 luglio 2023, queste normative si applicano sia al settore pubblico che a quello privato, con alcune distinzioni:
- Le aziende private con almeno 250 dipendenti devono rispettare le nuove normative dal 15 luglio 2023, indipendentemente dall’adozione di modelli organizzativi specifici o dall’appartenenza a settori specifici.
- Le aziende private con 50-249 dipendenti nell’ultimo anno, indipendentemente dall’adozione dei modelli organizzativi specifici, devono conformarsi entro il 17 dicembre 2023.
Le aziende private soggette all’obbligo di istituire un canale di segnalazione devono seguire le disposizioni precedenti al Decreto Legislativo n. 24/2023 fino al 17 dicembre 2023.
Canali di segnalazioni e sanzioni previste
Per proteggere la riservatezza del segnalante, sia nel settore pubblico che privato, devono essere istituiti canali di segnalazione gestiti da personale appositamente formato, compresi possibili soggetti esterni autonomi. ANAC ha emesso la Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, contenente linee guida sulla protezione dei segnalanti e le procedure per le segnalazioni esterne.
Le aziende devono garantire la riservatezza attraverso piattaforme di segnalazione sicure con crittografia per proteggere l’identità del segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione, in conformità con il GDPR.
Le segnalazioni possono essere fatte tramite canali interni o esterni. Le ritorsioni sono vietate, e il decreto presume che comportamenti negativi siano correlati alla segnalazione a meno che il datore di lavoro o l’ente dimostri il contrario.
ANAC gestisce le comunicazioni di ritorsioni sia nel settore pubblico che in quello privato, in collaborazione con altri organi.
Le sanzioni per la non conformità includono multe da 10.000 a 50.000 euro per mancata istituzione dei canali di segnalazione, adozione di procedure non conformi, ritorsioni, ostacoli alla segnalazione e violazione della riservatezza del segnalante. ANAC può anche imporre una sanzione da 500 a 2.500 euro al segnalante se viene accertata la diffamazione o calunnia con dolo o colpa grave in una sentenza di primo grado.
