Dematerializzazione spese trasferte di lavoro: normative e procedure aggiornate

L’Agenzia delle Entrate fornisce chiarezza sulle norme riguardanti la dematerializzazione e la conservazione digitale dei documenti relativi alle spese per le trasferte di lavoro. Questi chiarimenti derivano dall’interpello numero 142 del 24 giugno 2024, focalizzato sulle note spese e i documenti giustificativi.

Quadro normativo e requisiti fondamentali

Con la risposta all’interpello numero 142 del 24 giugno 2024, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito le norme relative alla dematerializzazione e conservazione dei documenti concernenti le spese per trasferte di lavoro. Le indicazioni sono state fornite in risposta alle domande poste dall’interessato riguardo alle note spese e ai documenti giustificativi, inclusi casi come il trasporto con taxi e i pagamenti con carta di credito aziendale.

L’interessato ha descritto un sistema che intende implementare, consentendo la lettura e riscrittura automatica delle informazioni nei documenti e l’automatica compilazione di un apposito modulo. Utilizzando una fotocamera, il sistema archivierà il documento rendendolo non modificabile dal dipendente. L’interessato ha chiesto se tali procedure rispettano i requisiti per la dematerializzazione e la conservazione dei documenti, e se sia possibile eliminare i documenti cartacei originali.

In risposta, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti dopo aver riepilogato il quadro normativo e i principali riferimenti alla prassi. È stato precisato che le disposizioni del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, il Codice dell’Amministrazione digitale, sono fondamentali. Inoltre, sono da considerare i decreti attuativi, tra cui quelli del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014.

Nel contesto tributario, è pertinente anche il decreto ministeriale 17 giugno 2014, che disciplina le modalità per adempiere agli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su vari supporti. È stato sottolineato che ogni documento elettronico deve rispettare requisiti come l’immodificabilità, l’integrità e l’autenticità, essenziali per la loro rilevanza fiscale quando contengono rappresentazioni di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari.

Documenti elettronici e sostituzione dei formati cartacei

In conformità con il decreto ministeriale del 2014, i documenti originali in formato cartaceo possono essere validamente sostituiti da copie informatiche, purché queste rispettino i criteri di equivalenza formale e sostanziale rispetto agli originali. Questa procedura consente una corretta dematerializzazione dei documenti di spesa per le trasferte di lavoro.

Giustificativi per i servizi di taxi

Un aspetto cruciale riguarda i giustificativi per i servizi di taxi durante le trasferte di lavoro. È obbligatorio richiedere una fattura, che deve essere emessa in duplice copia e può essere trattata come documento non unico. Dal 1° gennaio 2024, la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI) è obbligatoria per garantire la tracciabilità fiscale delle transazioni.

Ruolo della fattura elettronica

Secondo le disposizioni dell’Agenzia delle Entrate, la fattura elettronica è cruciale per attestare la conformità fiscale delle spese sostenute con taxi durante le trasferte di lavoro. Senza di essa, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico potrebbe non essere sufficiente per la deducibilità del costo.

Ulteriori dettagli sui giustificativi di spesa

Nei casi in cui la fattura elettronica non sia stata richiesta, è necessario fornire ulteriori documenti giustificativi che includano dati specifici come data, nome del prestatore, percorso e corrispettivo. Questi dati sono essenziali per la corretta documentazione delle spese nelle trasferte di lavoro, garantendo la conformità alle normative fiscali vigenti.

Intervento del pubblico ufficiale per la conservazione sostitutiva

Quando i giustificativi di spesa non consentono di risalire a un documento con conservazione obbligatoria, è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale per attestare la validità della conservazione sostitutiva. Questo intervento è regolato dall’articolo 4 del decreto ministeriale del 17 giugno 2014, assicurando la legalità e l’affidabilità dei documenti archiviati. Per rimanere aggiornato, visita la nostra sezione dedicata alle news.