Smart working 2025 | obbligo di comunicazione entro 5 giorni: la circolare che cambia le abitudini di tutti i lavoratori

Una nuova circolare del Ministero del Lavoro introduce l’obbligo di comunicare l’attivazione dello smart working entro 5 giorni: le aziende devono adeguarsi alle nuove regole operative.

Il 2025 si apre con una novità importante per datori di lavoro e dipendenti in lavoro agile. Come riportato da FiscoeTasse sulla base della circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (MLPS), diventa obbligatorio comunicare l’attivazione dello smart working entro cinque giorni dalla data di inizio. Una misura che mira a rendere più trasparente la gestione dei rapporti di lavoro e a semplificare il monitoraggio delle modalità ibride adottate dalle imprese italiane.

Il provvedimento si inserisce nel quadro della digitalizzazione dei rapporti di lavoro e stabilisce tempistiche e procedure uniformi per tutti i settori, pubblici e privati. La mancata comunicazione nei termini previsti può comportare sanzioni amministrative, che variano in base alla dimensione aziendale e alla durata dell’inadempienza. L’obiettivo del Ministero è assicurare una tracciabilità completa delle modalità di svolgimento del lavoro agile, tutelando sia i datori sia i lavoratori.

Le nuove regole operative per le aziende

La circolare del MLPS specifica che ogni attivazione o proroga di smart working deve essere comunicata tramite il portale “Servizi Lavoro”, utilizzando i moduli telematici aggiornati. Il datore di lavoro ha cinque giorni di tempo dall’avvio della prestazione per completare l’invio, indicando i dati del lavoratore, la durata dell’accordo e la tipologia di modalità adottata (a tempo determinato o indeterminato). È prevista la possibilità di una comunicazione cumulativa per più dipendenti, purché avvenga entro i termini stabiliti.

Le aziende sono invitate a verificare periodicamente la validità degli accordi in essere, soprattutto in caso di proroghe o modifiche alle condizioni di lavoro. La mancata comunicazione comporta una sanzione da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato, come stabilito dal decreto legislativo n. 81/2015 e successive modifiche. Il Ministero sottolinea inoltre l’importanza di conservare copia dell’accordo individuale firmato dalle parti, da esibire in caso di controlli ispettivi.

Impatto sulle abitudini e gestione dello smart working

Le nuove tempistiche spingono le imprese a una gestione più attenta e tempestiva del lavoro agile. Il termine dei cinque giorni rappresenta una novità sostanziale rispetto al passato, quando la comunicazione poteva avvenire anche dopo settimane. Ora, la rapidità diventa un elemento di compliance fondamentale, soprattutto per le realtà con un alto numero di dipendenti o con contratti flessibili.

Secondo gli esperti intervistati da FiscoeTasse, questa misura favorirà un approccio più strutturato allo smart working, riducendo la confusione normativa e garantendo una maggiore tutela in caso di controversie. L’obbligo di comunicazione rapida spinge le aziende a pianificare con maggiore precisione gli accordi, definendo tempi, obiettivi e strumenti di lavoro. In un contesto in cui il lavoro ibrido è ormai parte stabile dell’organizzazione, la circolare MLPS 2025 segna un passo verso la piena regolamentazione del lavoro agile, unendo flessibilità e rigore amministrativo per un modello sempre più trasparente e sostenibile.