La maggior parte dei documenti oggi si possono archiviare digitalmente in pochi click, a costo quasi zero e con molte garanzie in più in termini di sicurezza e che non vadano perduti. Cosa fare, però, con i documenti cartacei che ancora resistono in ufficio? Ecco qualche consiglio per organizzare al meglio l’archivio.
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Realizzare un archivio aziendale e allestirlo
Il primo è individuare una stanza, un locale o una parte di questi che possano essere utilizzati esclusivamente per archiviare i documenti aziendali: si eviterà in questo modo che cartelle e faldoni invadano inutilmente le scrivanie dei dipendenti e altri spazi che si utilizzano per lavorare. Una delle poche accortezze da usare nella scelta della stanza da adibire ad archivio è assicurarsi che non sia eccessivamente umida: l’umidità è infatti tra i peggiori nemici della carta e, a meno di far realizzare impianti di deumidificazione o utilizzare appositi contenitori plastificati e impermeabili, se i documenti cartacei rimangono troppo a lungo in ambienti umidi il rischio è che diventino illeggibili.
Una volta individuato dove realizzare l’archivio, lo stesso va allestito: servono armadi, scaffali, schedari che si possono trovare facilmente nei negozi di forniture per gli uffici. Il consiglio generale è di lasciare più in vista, in posti cioè accessibili e alla portata di tutti, i documenti operativi e che possono servire per svolgere le operazioni più comuni e di conservare con più cura, se necessario sotto chiave, invece i documenti che contengono informazioni più riservate e strategiche. Se ci sono documenti che si consultano molto raramente, perché fanno parte per esempio di un archivio storico, un’idea potrebbe essere riservare loro le parti delle scaffalature che si trovano più in alto o più indietro.
Stabilire un criterio per conservare i documenti aziendali in archivio
Dei raccoglitori per archiviare documenti possono aiutare a fare ordine nell’archivio aziendale: al loro interno, infatti, i singoli documenti si possono raccogliere per date, per argomento trattato, per soggetti a cui fanno riferimento e sarà più facile, in questo modo, ritrovarli quando se ne avrà bisogno.
Più in generale stabilire un criterio per organizzare i documenti all’interno dell’archivio è il modo migliore affinché lo stesso risulti ordinato, funzionale e di facile consultazione. Oltre ai criteri già accennati – temporale, alfabetico, tematico – se ne possono stabilire altri che tengano conto delle esigenze specifiche dell’azienda. Si può fare una differenza per esempio e, cioè, collocare diversamente nell’archivio i documenti condivisi a cui devono poter avere accesso più persone, eventualmente anche esterne all’azienda, e quelli che sono utilizzati invece soltanto da pochi dipendenti. Per quanto riguarda le modalità con cui garantire l’accesso ai documenti archiviati, alcune indicazioni utili possono venire dalla normativa sulla privacy e sul trattamento dei dati personali attualmente in vigore.
Una legenda o semplicemente delle etichette applicate agli scaffali o ai singoli faldoni possono aiutare ad orientarsi nell’archivio e a ritrovare più facilmente i documenti di cui si ha bisogno.
Nelle realtà più grandi, dove è richiesto conservare un gran numero di documenti cartacei, può essere utile nominare un responsabile dell’archivio che si occupi appunto di una sua gestione efficace e sicura.
